2003 richteten Bund, 16 Kantone und das Fürstentum Liechtenstein eine Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) ein. Inzwischen sind fünf weitere Kantone und zwei Städte der Vereinbarung beigetreten. Die von zwei Personen betreute Koordinationsstelle ist beim Bundesarchiv Bern domiziliert. Zielsetzung, Organisation und Finanzierung der KOST sind durch die Verwaltungsvereinbarung, das Betriebsreglement und einen Vertrag mit dem Bundesarchiv geregelt. Die Stelle erbringt folgende Leistungen:
- Schaffen eines Katalogs archivischer Dateiformate;
- Projekt für Archivierung von Unterlagen aus Geschäftsverwaltungssystemen;
- Policy für das Datenträgerkopieren in kleineren Archiven („Retten von CDs“);
- Berichte über archivtaugliche Speicherinfrastruktur;
- Projekt „Bitstream Preservation“ und Archivlösung im Mandantensystem;
- Transferprojekte Daten Gebäudeversicherung und Handelsregisteramt Pilotprojekte Langzeitarchivierung).
Der Nutzen für die öffentlichen Archive ist unbestritten, umso mehr, als der Kanton seit 2007 mit dem System „Konsul“ neu ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem in der ganzen Verwaltung einführt. Der Jahresbeitrag beträgt rund 6100 Franken.
