Leistungsvereinbarung Betreuung Archiv der Gemeinden

Die Leistungsvereinbarung zwischen den Gemeinden Glarus Süd, Glarus und Glarus Nord und dem Kanton Glarus über die Betreuung der Endarchive, des Records Managements und des digitalen Langzeitarchivs der Gemeinden wird vom Regierungsrat genehmigt.




Zwischen den drei Gemeinden und dem Kanton besteht seit November 2011 eine Leistungsvereinbarung über die Betreuung der Endarchive. Gestützt auf diese Vereinbarung ist im Landesarchiv eine Gemeindearchivarin im Umfang von 50 Stellenprozent für die drei Gemeinden tätig. Die Digitalisierung macht aber auch nicht vor dem Archivwesen halt. Records Management (elektronische Geschäftsverwaltung) und digitale Langzeitarchivierung gehören zu den Kernaufgaben der Informations- und Verwaltungsführung. Im Zusammenhang mit der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in den Gemeinden haben die Gemeindekanzleien das Landesarchiv 2015 gebeten, die digitale Langzeitarchivierung zu koordinieren. Als Ergebnis dieses gemeinsamen Vorgehens liegt nun eine erweiterte Leistungsvereinbarung vor. Die aktuelle Gemeindearchivarin erreicht im Januar 2020 das Pensionsalter. Der Zeitpunkt zur Ablösung der Leistungsvereinbarung durch eine neue, um die Aufgaben Records Management und digitale Langzeitarchivierung ergänzte Version erscheint aus diesem Grund als günstig.

Um elektronische Akten in ein Langzeitarchiv zu übernehmen, braucht es eine strukturierte und systematische Verwaltung der Unterlagen. Deshalb sind Records Management-Abläufe in die Geschäftsprozesse integriert, die im Geschäftsverwaltungs-System Axioma umgesetzt werden. Zu den Aufgaben des Records Managements gehören die Erarbeitung, Implementierung und Anpassung von Aktenplänen, die Einführung und Schulung des Personals in elektronischer Geschäftsverwaltung sowie die Bewertung und Passivierung von Geschäften im Gever-System. Diese Aufgaben sind Voraussetzung für ein funktionierendes digitales Langzeitarchiv.